1. Cất trữ trong một bìa lưu hồ sơ. Khi một nhiệm vụ nào đó đã được giải quyết, hãy mang những giấy tờ có liên quan ra khỏi ô đựng hồ sơ treo. Không gian ở đó rất quý giá. Những giấy tờ cần giữ trong một thời gian dài thì không được để trong ô đựng hồ sơ treo mà hãy cho chúng vào bìa lưu hồ sơ. Đó là lý do tại sao bạn cần có một bìa lưu hồ sơ tương ứng với mỗi ô đựng hồ sơ treo theo từng chủ đề. Hãy quẳng những thứ gì không còn cần thiết vào thùng rác.
2. Tạo các ô đựng hồ sơ hiện hành. Những giấy tờ không thuộc ô đựng hồ sơ treo nên được cất trữ ở nơi khác. Hãy giữ những hồ sơ ấy trong một ô đựng hồ sơ hiện hành. Hãy tóm lược nội dung hoặc dùng trang tựa đề của nó cho vào ô đựng hồ sơ treo tương ứng.
3. Ghi chú vào lịch. Chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này ở phần trước. Để không quên công việc cần làm, bạn hãy ghi chú nó trên thời khóa biểu của mình.
4. Sáng chế những tên gọi thông minh. Hãy đặt tên cho các ô đựng hồ sơ treo với mục đích biểu thị một điều gì đấy, chẳng hạn như: “Gian hàng trong hội chợ thương mại”, “Phòng nghiên cứu”, “Các chuyến công tác”. Tránh sử dụng các nhãn như: “Cấp bách” hoặc “Cần làm”. Các ô đựng hồ sơ với những cái tên chung chung, không có ý nghĩa thường bị bỏ qua nên nhiều hồ sơ trong đó dễ bị thất lạc. Đừng dùng những ngôn từ nghiêm trang buồn tẻ cho các ô đựng hồ sơ mà hãy tận dụng hiệu quả của óc hài hước. Ví dụ, thay cho nhãn: “Cần làm”, hãy đề: “Hãy trả lời tôi”, thay cho: “Hóa đơn”, hãy ghi: “Hãy trả tiền tôi”, thay vì: “Các cuộc hẹn ở quận khác”, hãy ghi “Đi xa”…
5. Liên tục thay đổi. Hãy đảm bảo rằng ô đựng hồ sơ treo của bạn là một thực thể sống. Đừng lo ngại về việc phải liên tục thay đổi tên của các bìa hồ sơ. Ví dụ: một phóng viên truyền hình luôn có ô đựng bản tin về phóng sự anh ta theo đuổi. Khi phóng sự đã hoàn tất, anh ta sẽ chuyển các giấy tờ liên quan vào một bìa lưu hồ sơ và cái ô đựng hồ sơ cũ sẽ có một cái tên mới theo tên của phóng sự khác. Hãy để sẵn nhãn dán trong ngăn cuối cùng của ô đựng hồ sơ treo.
6. Phản ứng nhanh nhạy. Một phương pháp hiệu quả khác là hãy chuẩn bị những bì thư in sẵn, đặt chúng ở ngăn đầu tiên để tiện lợi trong việc sử dụng. Điều này sẽ giúp bạn phúc đáp thư từ một cách nhanh chóng.
7. Sử dụng hợp lý. Hãy xác định loại giấy tờ luôn có mặt trên bàn làm việc của bạn vì chúng chẳng thuộc vào loại hồ sơ nào cả. Hãy tạo ra các ô đựng hồ sơ phù hợp cho chúng. Chẳng hạn, bạn có thể tạo một khu vực cho “Con cái” (giấy mời họp phụ huynh, danh sách các lớp học...) hoặc “Câu lạc bộ thể thao” (nếu bạn là thành viên của một câu lạc bộ nào đó). Các giấy tờ khác như các bài báo được cắt ra, tờ quảng cáo... sẽ được đưa vào một thư mục có liên quan. Hãy tạo ra một thư mục thích hợp nếu trong hồ sơ treo của bạn không có (ví dụ: “Các lời khuyêncho sức khỏe cá nhân”).
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tạo ra thư mục mang tên: “Chuyến đi mới” chứa đựng tất cả giấy tờ liên quan đến các chuyến đi công tác (vé tàu/xe/máy bay, lịch trình, bản đồ thành phố, địa chỉ khách sạn, thư mời, các trang thông tin có liên quan). Thông tin cho mỗi chuyến đi có thể được giữ trong một chiếc bìa bằng nhựa trong suốt.
Trước khi khởi hành, hãy kiểm tra lại nó để chắc chắn rằng mọi thứ quan trọng đều đã ở trong đó cả. Trong suốt chuyến đi, bạn có thể sử dụng chiếc bìa đó để đựng tất cả các giấy tờ mà bạn muốn giữ lại, đặc biệt là những giấy tờ cần thiết để được thanh toán lại chi phí chuyến đi. Khi mọi việc tính toán đã hoàn tất, hãy dán nhãn cho nó và đặt vào ô đựng hồ sơ thường trực mang tên “Chuyến đi cũ”. Phương pháp đơn giản này thật sự rất hiệu quả, có thể giúp bạn lưu trữ được mọi giấy tờ.
8. Sử dụng mặt trước của ô đựng hồ sơ. Ở mặt trước của ô đựng hồ sơ treo, hãy viết số điện thoại, tên, địa chỉ, ngày tháng và các thông tin liên quan đến chủ đề được chứa đựng trong nó. Một khi cần đến, bạn chỉ mang thư mục ấy ra, nhìn sơ qua là bạn đã có được mọi thông tin quan trọng.
9. Hãy là người tiên phong. Ô đựng hồ sơ treo của bạn có thể chứa đựng được mọi thứ nếu bạn sắp xếp nó một cách khôn ngoan. Hãy tiếp tục sáng tạo để tìm ra những ứng dụng mới. Thật tuyệt nếu bạn không chỉ sử dụng hệ thống lưu trữ tạm thời của mình mà còn hình thành một tình yêu thật sự đối với nó (và tự hào giới thiệu nó với mọi người). Chẳng hạn, một người phụ nữ có thể tạo ra một ô đựng những điều ngạc nhiên dành cho các con của mình như hình dán, các câu đố cắt ra từ tạp chí, những chiếc túi nhựa nhỏ đầy kẹo dẻo…
10. Hãy dọn dẹp tài liệu thường xuyên. Hãy sàng lọc ô đựng hồ sơ treo của bạn khi nó đã quá đầy. Việc này thường không tốn nhiều thời gian như nhiều người lầm tưởng. Thực tế, các thư mục đã được bạn giải quyết từ trước đó nên sau khoảng mười phút dọn dẹp, ô đựng hồ sơ của bạn sẽ lấy lại trật tự vốn có của nó.
( Source : Bí quyết
đơn giản hóa cuộc sống - Werner Tiki Küstenmacher & Lothar Seiwert)
0 nhận xét:
Đăng nhận xét