Rất ít người thích việc viết lách. Chính vì thế, khi phải viết một cái gì đấy, nhiều người có khuynh hướng trì hoãn nó trong một thời gian dài. Lời khuyên đơn giản hóa quan trọng nhất trong lĩnh vực này là bạn hãy đưa ra mục tiêu thấp trước. Đừng yêu cầu mình phải viết thật hoàn hảo; cũng như đừng quá lo lắng về văn phong hay chính tả.
Hãy hoàn tất công việc khó chịu ấy càng sớm càng tốt. Sau đây là một vài lời khuyên đơn giản hóa của chúng tôi.
Đơn giản hóa các bản báo cáo
“Hãy viết báo cáo về vấn đề này cho tôi” từng là nỗi ám ảnh của không ít nhân viên làm việc tại các công sở Mỹ. Hãy cố gắng thuyết phục sếp của bạn rằng nội dung thông tin mới quan trọng, chứ không phải hình thức. Trong nhiều trường hợp, bản sao của văn bản quan trọng (thư từ, các bài báo) cùng một vài dòng nhận xét viết tay chính là giải pháp đơn giản nhất.
Hãy viết bằng văn phong đơn giản hơn và nhiều màu sắc hơn
Các lá thư thương mại thường được viết theo những cách thức lỗi thời như: “Xin vui lòng xem các văn bản đính kèm...” hay “Trân trọng kính chào”. Thậm chí, cả những bức thư cá nhân cũng chứa đựng các cụm từ thân mật nhưng lại hết sức cứng nhắc và đơn điệu.
Hãy thay đổi văn phong trong những lá thư của bạn! Có thể ban đầu, việc làm này sẽ rất khó khăn. Nhưng sau một thời gian ngắn, bạn sẽ thấy rằng phong cách viết mới dễ chịu hơn. Nó sẽ giúp cho việc liên hệ thư từ vốn không thoải mái trở nên dễ dàng hơn và người nhận cũng sẽ hạnh phúc hơn khi đọc thư của bạn.
Hãy sử dụng tất cả các giác quan của bạn. Hãy viết ra những điều bạn thấy, nghe, nếm và cảm nhận được. Đồng thời, hãy bám sát yêu cầu lý tưởng này khi viết thư: Hãy viết như bạn đang nói.
Đơn giản hóa thư điện tử của bạn
“Bạn có ba mươi lăm thư mới”. Ngày càng có nhiều người được chiếc máy tính của mình chào đón bằng thông tin đó. Một số công ty thuê hẳn chuyên gia về huấn luyện để nhân viên của họ có thể giải quyết các e-mail trên và bắt tay vào những hoạt động khác. Nathan Zeldes - giám đốc sản xuất của Intel Israel, một trong những chuyên gia lĩnh vực này - đã đưa ta một số lời khuyên như sau:
Hãy xóa thư mà không cần mở chúng ra. Hãy kiểm tra bằng cách nhìn vào tên người gửi và tiêu đề của các lá thư đến trước khi đọc chi tiết chúng. Bạn có thể xóa rất nhiều thư mà không cần đọc qua. Một số phần mềm có bộ lọc cho phép bạn từ chối một số loại thư không mong muốn. Chẳng hạn, những e-mail có tiêu đề viết bằng chữ in hoa hầu như luôn là thư quảng cáo.
Hãy phân loại mọi thứ. Hãy tạo một hệ thống quản lý thư từ trên máy tính của bạn. Đừng lạm dụng hộp thư đến để chứa tất cả mọi thứ. Sau khi đọc xong e-mail, hãy sắp xếp chúng theo từng chủ đề và lưu vào các hộp thư riêng.
Trả lời ngay lập tức. Hãy tận dụng lợi ích lớn nhất của thư điện tử: Khả năng phúc đáp nhanh chóng. Sau khi bạn đọc một e- mail nào đó, hãy trả lời hoặc xóa bỏ nó ngay. Nếu bạn phải làm một số việc trước khi trả lời đầy đủ lá thư đó thì hãy viết một lá thư ngắn gửi tạm trước.
Hãy tạo một hộp thư “năm tuần”. Trên máy tính cá nhân của mình, bạn nên tạo một nơi lưu trữ tài liệu tạm thời trước khi bỏ hẳn chúng đi. Hộp thư “năm tuần” dành để lưu các thư mà bạn không biết liệu mình có còn cần sử dụng đến chúng nữa không. Hãy kiểm tra lại hộp thư này sau mỗi năm tuần và xóa đi những thứ mà bạn đã giải quyết xong.
Hãy viết những lá thư ngắn gọn. Việc tóm tắt nội dung thông tin chỉ trong một dòng tiêu đề là điều rất thiết thực. Sau dòng tiêu đề ấy, hãy viết “hết thư” hoặc “không còn thông tin gì khác” để người nhận khỏi phải mở thư của bạn ra.
Hãy thông báo với mọi người khi bạn đi vắng. Việc hộp thư của bạn có hàng trăm bức e-mail chưa đọc khi ban đi nghỉ mát về không phải là điều không thể tránh được. Hầu hết các chương trình thư điện tử đều có tính năng trả lời thư tự động. Bất kỳ ai gửi thư cho bạn sẽ nhận được một thư trả lời nêu rõ lý do vì sao bạn không thể phúc đáp họ cũng như khi nào thì bạn sẽ trở về.
Hãy sử dụng chức năng “cc” (gửi cho nhiều người cùng lúc) thật tiết kiệm. Các bức e-mail có thể dễ dàng được gửi đến cho một nhóm người nhận trong cùng một lúc. Nhiều người thích cách làm này để phổ biến thông tin thật nhanh chóng. Tuy nhiên, bạn hãy đề ra một quy định trong công ty rằng chức năng “cc” chỉ nên được sử dụng trong những trường hợp đặc biệt, bởi việc lạm dụng tính năng này được xem là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến nạn thư rác.
Chú ý đến các tập tin đính kèm. Một thói quen xấu khác mà nhiều người sử dụng thư điện tử hay mắc phải: Đính kèm hình ảnh và các tập tin có dung lượng quá lớn. Hãy hạn chế tối đa việc này và chỉ gửi đi những tập tin có dung lượng lớn khi bạn biết rằng người nhận cần đến chúng.
Nếu không, bạn nên trích dẫn vài đoạn tương ứng trong tập tin. Nếu bạn gửi kèm hình ảnh thì trước hết, hãy giảm độ phân giải của ảnh để nó trở nên nhẹ hơn. Bên cạnh đó, hãy lưu các tập tin ảnh màu ở dạng JPG để tiết kiệm dung lượng.
Nếu nhìn thấy những e-mail có dung lượng lớn trong hộp thư đến, bạn hãy mở thư và kiểm tra xem tập tin đính kèm nào có liên quan đến nội dung thư trước khi dành thời gian tải nó xuống.
Hãy thể hiện bản thân một cách súc tích. Bạn nên đặt mục tiêu viết e-mail càng ngắn và súc tích càng tốt. Khi trả lời thư, hãy chỉ trích dẫn lại thư của đối phương gửi cho bạn nếu điều đó thật sự cần thiết và chỉ trích dẫn những đoạn có liên quan. Cách làm này sẽ giúp cho người đọc thư điện tử của bạn thoải mái hơn, bởi e-mail được phát minh ra vì mục đích đơn giản hóa mà
( Source : Bí quyết
đơn giản hóa cuộc sống - Werner Tiki Küstenmacher & Lothar Seiwert)
0 nhận xét:
Đăng nhận xét