Đạt được thành công từ các ô đựng hồ sơ theo từng bước

Chúng tôi đã đề cập đến điều này ở phần trước. Ý tưởng chỉ nên cầm một mảnh giấy lên một lần duy nhất rất hay về mặt lý thuyết, nhưng trên thực tế, đó là điều khó xảy ra. Có thể bạn cần đến ý kiến của một đồng nghiệp để điền thông tin vào lá đơn vừa được gửi đến nhưng hiện tại người ấy không có mặt ở cơ quan, hoặc cần tham khảo các tài liệu ở phòng lưu trữ thông tin hoặc phòng kế toán. Tuy nhiên, nếu bạn đến phòng kế toán chỉ để hỏi mỗi thông tin ấy thì thật chẳng đáng công tí nào.

Tóm lại, việc hoàn thành một hồ sơ có thể biến thành một quá trình phức tạp. Và có thể nó sẽ được chuyển sang chồng hồ sơ có tiêu đề: “Giải quyết sau”. Và thế là sự hỗn độn được hình thành. Chuyên gia Barbara Hemphill từng nói: “Sự hỗn độn bắt nguồn từ những quyết định bị trì hoãn”.

Vấn đề: Có một mảnh giấy trước mặt bạn. Để giải quyết nó, bạn cần phải lưu tâm đến nhiều vấn đề cùng lúc, tựa như phải xâu các hạt rời rạc thành chuỗi vậy. Và cuối cùng, bạn quyết định sẽ để nó sang một bên.

Giải pháp: Hãy bắt đầu bằng cách chọn xâu hạt đầu tiên. Hãy chọn một trong các hành động cần thiết để tiến hành bước tiếp theo. Bằng cách này, mỗi mảnh giấy mà bạn cầm lên sẽ giúp bạn tiến thêm một bước. Hemphill đã tìm ra một phương pháp hiệu quả trong việc lưu trữ giấy tờ: các ô đựng hồ sơ từng bước.

Hãy lập các ngăn hồ sơ trong ô đựng hồ sơ treo của bạn với những miếng đính đánh dấu đậm màu. Hãy đặt tên cho ngăn hồ sơ này bằng cái nhãn: “Những bước tiếp theo”. Những bước này sẽ khác nhau nhưng chúng mô tả công việc của bạn. Một số ví dụ: 

• Bản sao

• Thuyết trình với sếp

• Điện thoại

• Thảo luận với...

• Làm việc với phòng kế toán

Dưới đây là một vài “hồ sơ từng bước” dành cho một nhân viên bán bảo hiểm:

• Hoàn tất các thủ tục

• Gửi đến chánh văn phòng

• Đệ trình các kiến nghị

• Đặt vào hồ sơ khách hàng

• Sắp xếp cuộc họp

Lợi ích của việc làm này là các quá trình cùng loại được tập hợp lại với nhau. Ví dụ, khi cầm hồ sơ lưu các số điện thoại, bạn sẽ có được một danh sách các cuộc gọi cần thực hiện tiếp theo. Và khi đó, bàn làm việc của bạn sẽ duy trì được sự ngăn nắp. 

Không có gì gây hại cho lòng hăng say lao động của ta bằng việc nhìn thấy một khu vực làm việc hỗn độn. Lúc ấy, ta có cảm giác như nó đang âm thầm hỏi mình rằng: “Bạn sẽ bắt đầu ở đâu đây?”. Ngay khi thiết lập một ô đựng “hồ sơ từng bước”, bạn đã nhận ra bước tiếp theo của mình là gì.

Hãy mang niềm hạnh phúc đến nơi làm việc của bạn

Hãy bảo quản các ô đựng hồ sơ của bạn trong điều kiện tốt, thậm chí chăm chút cho vẻ bề ngoài của nó. Khi giữ cho mọi thứ được trật tự, bạn sẽ không còn gặp những vấn đề gây phiền toái như hồ sơ bị ứ đọng, rơi vãi ra ngoài hoặc các nhãn tên khó đọc. Khi một ô đựng hồ sơ hoặc một bìa lưu trữ bị hư, hãy tiến hành sửa chữa nó ngay lập tức. Đừng đợi đến ngày “tổng vệ sinh”. (Như một quy luật, việc đấy sẽ chẳng bao giờ xảy ra). Hãy trữ một số lượng trang ngăn, ngăn đựng hồ sơ mới, nhãn dán và bìa lưu hồ sơ phòng khi cần đến.

Hãy dùng những bìa lưu trữ chất lượng tốt, được thiết kế đẹp mắt và dễ sử dụng. Việc đầu tư mua sắm những vật dụng xinh xắn như một chiếc hộp đựng đĩa mềm thời trang, một cái cốc vui mắt để đựng bút là điều cần thiết. Khi đó, bạn sẽ cảm thấy vui vẻ khi sắp xếp lại các vật dụng của mình. Hãy ghi nhớ nguyên lý vàng của việc dọn dẹp: mọi thứ đều có chỗ của chúng.

Nếu ô đựng hồ sơ treo của bạn đã quá đầy trong khi bạn không thể nào bỏ bớt bất cứ thứ gì thì hãy chuyển sang một ngăn đựng hồ sơ treo có đáy rộng bằng nhựa hoặc bằng bìa cứng có sức chứa lớn hơn. Hoặc nếu không, bạn có thể tạo một bìa lưu trữ.

( Source : Bí quyết đơn giản hóa cuộc sống - Werner Tiki Küstenmacher & Lothar Seiwert)

Mục lục