Cuộc tranh đua giữa người có bàn làm việc trống trải và người có bàn làm việc ngập giấy tờ luôn kết thúc với phần thắng nghiêng về phía những người biết giữ cho mặt bàn của mình sạch sẽ. Quả thật, bạn sẽ không thể đơn giản hóa cuộc sống của mình nếu làm việc trên một cái bàn ngập giấy tờ.
Đây là bí quyết quan trọng nhất: Hãy đặt mọi thứ đã sắp xếp ở sau lưng bạn. Điều đó có nghĩa là bạn hãy đóng một cái tủ thấp, một cái kệ hoặc một cái bàn để dùng vào việc này.
Cuốn sổ ghi nhớ trên bàn làm việc
Bí quyết này rất hữu ích đối với những ai có thói quen ghi nguệch ngoạc số điện thoại và những mẩu ghi chú trên bàn làm việc. Hãy tận dụng những lúc rảnh rỗi để tập hợp chúng lại và dán tất cả vào một cuốn sổ. Việc làm này sẽ giữ cho bàn làm việc của bạn được sạch sẽ trong khi thông tin vẫn còn nguyên, phòng trường hợp bạn cần đến chúng.
Sớm xác định sự tích tụ
Nếu bạn không liên tục dọn dẹp thì những đống bừa bộn sẽ được hình thành từ một thứ rất nhỏ. Và nếu bạn không để ý ngay từ đầu thì một giấy tờ không được đặt đúng chỗ cũng có thề dần hình thành nên một đống bừa bộn lớn.
Chẳng hạn, các bản sao kê từ ngân hàng đang để trên bàn làm việc của bạn trong khi bìa lưu trữ hồ sơ đã đầy.
Bạn cần phải lập một bìa lưu trữ mới nhưng cái kệ của bạn đã chất đầy những bìa lưu trữ như thế, chẳng còn chỗ trống nào. Điều bạn cần làm lúc này là sắp xếp lại chiếc kệ và rất có thể phải dọn dẹp lại cả văn phòng của mình.
Tuy nhiên, có thể lúc này bạn chẳng có thời gian để làm việc đó. Kết quả: Các giấy tờ bắt đầu chồng chất lên nhau. Khi cần tìm các hồ sơ quan trọng từ ngân hàng, bạn biết chúng đang ở đâu đấy nhưng không tài nào tìm ra được. Khi không đủ can đảm để đương đầu với đống lộn xộn ấy, bạn lại tiếp tục làm đầy nó thêm. Và vòng lẩn quẩn ấy cứ tiếp diễn.
Điều này không chỉ diễn ra trên bàn làm việc của bạn mà còn có thể xuất hiện ở bất kỳ nơi đâu, từ các ô đựng hồ sơ, kệ sách, các ngăn kéo, nhà kho, tủ lớn và tủ chén trong bếp.
Nhanh chóng đối phó với những vấn đề hiện tại
Từ khóa để có được một môi trường ngăn nắp là “dòng chảy”. Vấn đề ở đây không phải là có quá nhiều thứ chảy vào mà là tình trạng ứ đọng do tốc độ của dòng chảy ra quá chậm. Sự khác biệt giữa việc tồn trữ giấy tờ ở khắp nơi và việc quản lý tốt công văn nằm ở chỗ ra quyết định nhanh. Nếu những thứ nằm trong thư mục "Cần làm" không được giải quyết, nó sẽ ngăn dòng chảy lại, làm suy yếu động lực làm việc của bạn và khiến bạn cảm thấy bất mãn. Vì vậy, hãy giải tỏa chúng ngay lập tức.
Hãy cố gắng cảm nhận loại tích tụ này. Hãy làm một cuộc kiểm tra mang tính quyết định. Điều gì ngăn cản bạn tổ chức mọi thứ ngay từ bây giờ? Điều gì khiến bạn miễn cưỡng làm việc này? Liệu có phải là một ô đựng hồ sơ treo, một bìa lưu trữ đầy ắp hay bạn chưa có một ô đựng hồ sơ dành cho các lĩnh vực hoạt động mới trong công việc?
Hãy nhớ rằng nguyên lý đơn giản hóa luôn được bắt đầu bằng những bước nhỏ. Bạn không cần phải thoát khỏi tất cả những trở ngại cùng một lúc và có lẽ bạn sẽ không bao giờ làm được như vậy. Tuy nhiên, nếu bạn nhận ra một việc gì đó đang gây ra rắc rối cho mình, hãy giải quyết nó ngay lập tức. Đừng tốn thời gian mơ mộng về một giải pháp tuyệt vời. Chẳng hạn, trong ví dụ của chúng tôi, việc này có nghĩa là tạo nên một bìa lưu trữ hồ sơ mới, thậm chí dù có phải đặt nó ở trên sàn nhà. Bằng cách đó, bạn sẽ phá vỡ cái vòng lẩn quẩn và bắt đầu một hiệu ứng tích cực.
Hãy thực hiện hành động lâu dài với quy luật ba phần tư
Đừng để sự hỗn độn có cơ hội xuất hiện. Đừng đợi đến khi công việc chất chồng mới ra tay giải quyết. Thay vào đó, hãy hành động khi hệ thống lưu trữ của bạn bắt đầu có dấu hiệu đầy, nghĩa là khoảng 75%.
( Source : Bí quyết
đơn giản hóa cuộc sống - Werner Tiki Küstenmacher & Lothar Seiwert)
0 nhận xét:
Đăng nhận xét