Không có hệ thống theo dõi ? Không có bán hàng !

Phương pháp hay hệ thống bạn sử dụng để tổ chức việc theo dõi có thể tạo ra hoặc phá hỏng việc bán hàng. 

Vì 98% tất cả các cuộc bán hàng đều không được thực hiện ngay trong lần gọi điện đầu tiên nên việc theo dõi trở nên quan trọng như bất cứ phần nào trong quá trình bán hàng. Theo dõi bắt đầu từ rất sớm. Khi bạn đáp lại 1 yêu cầu qua điện thọai hoặc qua gặp mặt trực tiếp, cuộc gọi chào hàng đầu tiên đó chính là 1 họat động theo dõi khách hàng. 

Bạn phải có 1 phương pháp hoặc hệ thống theo dõi có tổ chức nếu bạn muốn bán được hàng. 

Có 1 số lọai hệ thống theo dõi. Hãy chọn lấy 1 hệ thống thích hợp cho bạn, cho lọai hình kinh doanh của bạn, thích hợp với tầm vóc và sự phức tạp của cuộc bán hàng, và 1 hệ thống mà bạn có thể sử dụng 1 cách tin tưởng. Dưới đây là những lựa chọn dành cho bạn: 

1. Hê thống thông tin ACT – Chương trình này (và những chương trình tượng tự nó) đặc biệt được thiết kế cho hệ thống liên lạc quản lý, tổ chức, và hỗ trợ theo dõi bán hàng. Đó là 1 hệ thống chuông, còi báo động kết hợp với thư điện tử và hệ thống cảnh báo theo dõi về thời gian và 1 số lĩnh vực khác để theo dõi về thời gian và 1 số lĩnh vực khác để theo dõi (quản lý) bán hàng.Chương trình này cho phép bạn nhận được các dữ liệu theo những cách khác nhau như: theo tên công ty, theo tên liên lạc, theo số điện thọai, thành phố, tỉnh, hoặc theo đại chỉ thư điện tử. Có 1 số chương trình như vậy để bạn lựa chọn (ACT là chương trình mà chúng ta sử dụng tại văn phòng). Hãy lựa chọn 1 chương trình mà bạn quen thuộc nhất và là chương trình mà bạn cần. 

2. Sử dụng PDA – đây là 1 thiết bị để học và dể sử dụng, và nó được kết nối không dây. Aha! Công nghệ kết nối không dây là cánh cửa để bước vào thế kỷ 21. Một thiết bị PDA – thuộc bất kỳ nhãn hiệu nào – sẽ lưu dữ tất cả những thôn tin quan trọng của bạn như tên, số điện thọai, địa chỉ thư điện tử, các cụôc hẹn và những ghi chú mà bạn có thể sử dụng ngay tức khắc khi bạn rời xa nơi làm việc. Nó đủ nhẹ và nhỏ cho phép bạn để trong túi hoặc trong ví của bạn. 

3. Sử dụng 1 cái máy quét card – hãy quên đi cách lưu giữ 1 đống danh thiếp theo kiểu cũ. Nó chỉ làm tốn diện tích ngăn kéo bàn làm việc của bạn. Hãy đầu tư 1 cái máy quét card. Nó có giá chỉ khỏang 100 đôla, và rất đáng để mua khi xem xét thời gian và diện tích mà nó sẽ tiết kiệm cho bạn. Máy quét card sẽ làm tất cả những công việc liên quan đến việc nhập dữ liệu cho bạn. Bạn chỉ cần đưa tấm card vào máy, và nó sẽ sao chép lại hình ảnh cũng như tất cả những thông tin, sau đó tự động nhập toàn bộ thông tin đó vào dữ liệu cá nhân của bạn. Máy quét sẽ sao chép lại chính xác màu sắc, hình ảnh và những thông tin trên danh thiếp và lưu giữ chúng trong dữ liệu của bạn, vì vậy bạn không cần phải giữ lại những tấm danh thiếp đó nữa. Bạn đã tự động lưu giữ chúng trên bàn làm việc của bạn. 

4. File chứa các cỡ 4,3 x 5 hoặc 5 x 8 (kẹp những danh thiếp kinh doanh để tiết kiệm thời gian) -1 sự kết hợp giữa lưu giữ những danh thiếp và hệ thống ghi chú: Thật tuyệt vời nếu cần có nhiều họat động theo dõi trước khi khách hàng chấp nhận mua hàng. Nhiều người với công việc bàn giấy thường sử dụng hệ thống này, tôi không biết tại sao. 

5. Thiết bị ghi giờ - nó tiện ích bởi vì bạn thường xuyên sử dụng để ghi chú và ghi lại thời gian những cuộc gặp mặt. Nó bất tiện bởi vì bạn thường xuyên phải thay đổi lại, và những dữ liệu thì không theo 1 trật tự nào. Một kế họach hoặc thời gian biểu làm việc hàng ngày phải kết nối với bất kỳ hệ thống nào lưu giữ những thông tin về các cuộc gặp mặt hoặc những ghi chú hiện thời – kể cả khi đây là họat động của 1 chiếc máy tính. (Hãy tìm hiểu về nó nếu bạn chưa biết). 

6. Những trang vàng – Nó không hòan tòan là 1 hệ thống hòan hảo. Bị mất trang, thường xuyên phải sao chép lại, và bạn sẽ hoang mang nếu để nhầm những trang vàng đó. 

7. Một tập những mẫu giấy rời rạc – đảm bảo là bạn sẽ cảm thấy tồi tệ, đánh mất khách hàng, và cuối cùng là phải tìm 1 công việc mới. 

Một ghi chú để có được hiệu suất công việc cao… 

• Hãy treo những tập giấy khổ 8,5 x 11 lưu giữ những thông tin về yêu cầu của khách hàng quanh văn phòng thay vi làm 1 tập những thông tin. Hãy liệt kê những công việc cần phải thực hiện và đánh dấu trên bảng những họat động theo dõi cần có hoặc đã được thực hiện, và thời gian thực hiện. Thậm chí bạn sử dụng 1 hệ thống theo dõi khác, những bảng hướng dẫn sẽ cung cấp những thông tin cần thiết để bắt đầu bán hàng với những bước đi thích hợp. 
• Cập nhật thông tin ngay khi bạn nhận được hoặc tạo ra chúng. 
•  Hãy photo tất cả mọi thứ mỗi tuần. Hãy giữ những bản photo dự phòng trong trường hợp thất lạc những bản khác. 

Tìm hiểu khách hàng là hết sức cần thiết trong quá trình theo dõi. Khi đã có đầy đủ những thông tin về khách hàng trong máy tính của bạn; bạn sẽ thảnh thơi để đạt được những lần bán hàng thành công. Đó là 1 phần bí mật của thành công trong bán hàng. 

( Source : Kinh thánh về Nghệ thuật bán hàng - Jeffrey Gitomer) 

Mục lục