Việc phân công công việc cho người khác đứng hàng đầu trong danh sách các hoạt động tiết kiệm thời gian. Nhiều người cho rằng việc phân công chỉ dành cho các nhà quản lý. Tuy nhiên, những người làm việc độc lập cũng có thể được hưởng lợi từ việc phân công này, từ người kinh doanh, doanh nghiệp một thành viên, các bà nội trợ đến các nhân viên có cấp bậc thấp nhất trong công ty. Có ít nhất năm lý do để bạn thực hành việc phân công công việc:
1. Việc phân công công việc nơi công sở giúp phát triển kỹ năng, óc sáng tạo và năng lực của nhân viên và
các đồng nghiệp của bạn.
2. Việc phân công công việc trong gia đình hỗ trợ và phát triển sự tự tin ở con trẻ.
3. Phân công nghĩa là tin tưởng người khác. Chính vì thế, nó sẽ mang đến cho họ sự tự tin
4. Việc phân công đòi hỏi bạn phải hợp tác với những người xung quanh mình. Vậy nên nó giúp bạn phát triển các kỹ năng về quan hệ xã hội.
5. Việc phân công công việc sẽ giúp bạn đơn giản hóa cuộc sống của mình và tập trung vào các công việc trọng yếu.
Bạn cần hiểu và quan sát các quy luật cơ bản để việc phân công trở nên hiệu quả hơn:
1. Chuyển giao trách nhiệm.
Đồng nghiệp và con cái của bạn sẽ có phản ứng tích cực khi được trao trách nhiệm. Đó là lý do vì sao ta không nên hướng dẫn họ quá chi tiết. Ví dụ, nếu nhờ đi chợ, bạn hãy lên một danh sách những thứ bạn cần mua nhưng vẫn để chỗ cho con bạn có thể tự quyết định (“Một ít trái cây ngon”, “Loại xúc xích mà con thích nhất”). Nếu không hoàn toàn hài lòng với lựa chọn của con, bạn cũng đừng nói gì. Hãy để cho con bạn có cơ hội thực hành trách nhiệm (“Đừng tiêu quá 10 đô-la”).
2. Phân công thử thách.
Đừng giao công việc với ý nghĩ: “Tôi phải thoát khỏi công việc chán chường này bằng mọi giá”. Thay vào đấy, hãy nhấn mạnh khía cạnh hấp dẫn của công việc ấy. Chẳng hạn, với chuyện đi chợ lúc nãy, bạn có thể nói: “Bố/mẹ rất thích xem liệu con có thể tận dụng cơ hội đặc biệt này hay không”.
3. Hãy giao trách nhiệm lớn hơn cùng những mục tiêu tạm thời.
Giao các trách nhiệm trung hạn và dài hạn là việc rất quan trọng. Hãy cho người nhận nhiệm vụ một khoảng thời gian hợp lý và thường xuyên kiểm tra để đảm bảo rằng người đó không bị quá tải. Ví dụ, kho lưu trữ báo cần phải được sắp xếp và công việc ấy tốn khoảng sáu ngày. Vào cuối ngày thứ hai, hãy kiểm tra xem người được giao nhiệm vụ đã hoàn thành được một phần ba khối lượng công việc hay chưa. Nếu chưa, hãy động viên người ấy. Không nên đợi đến ngày thứ sáu rồi mới hỏi người ta là mọi việc đã xong chưa (Trong khi bạn âm thầm dự đoán là thất bại).
Hãy phân công công việc theo từng ngày, càng thường xuyên càng tốt. Đừng chỉ phân công công việc cho nhân viên hoặc các thành viên trong gia đình mình. Hãy bắt đầu áp dụng phương pháp này với các phòng ban khác và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài (Dịch vụ đánh máy thuê, dịch vụ làm vườn...).
Hãy phân công cả trong cuộc sống riêng tư của bạn nữa
Thời gian ở nhà của bạn mới quý giá làm sao: ở bên cạnh con cái, người thân, tập thể dục, thiền định, cải thiện bản thân và nhiều hoạt động vô giá khác. Thế nhưng, ta lại dành khoảng thời gian khổng lồ để đi chợ, làm việc nhà, dọn dẹp và sửa chữa đồ đạc. Hãy học hỏi các thương gia thành đạt và ứng dụng các thói quen của họ vào cuộc sống riêng tư của bạn.
Hãy thuê một tài xế. Thoạt tiên, điều này nghe có vẻ thật hợm hĩnh. Nhưng hãy tính toán kỹ lưỡng xem bạn có thể tiết kiệm được bao nhiêu thời gian nếu có người đi chợ và làm giùm mình nhiều công việc khác: trả sách ở thư viện, mang thư và bưu phẩm đến bưu điện, mang phim đi rửa và lấy ảnh về, mang quần áo đến hiệu giặt ủi…
Nếu tự mình đi chợ, có thể bạn sẽ khó kiềm lòng bởi bạn muốn tiết kiệm thời gian bằng cách mua tất cả các món hàng cùng một lúc và trong một cửa hiệu đắt đỏ gần nhà. Trong khi đó, nếu có tài xế, bạn có thể nhờ anh ta đi mua hàng ở những siêu thị xa hơn. Khoản tiền mà bạn tiết kiệm được qua sự chênh lệch giá cả ở hai nơi có thể được dùng để chi trả cho tài xế.
Rất nhiều bạn trẻ thích lái xe. Bạn có thể ghi danh sách những thứ mình cần mua như một phương pháp đơn giản hóa và thuê một người “chạy việc vặt”.
Vì lý do an toàn, tốt nhất bạn nên yêu cầu tài xế sử dụng xe của anh ta. Lựa chọn tốt nhất là bạn hãy thỏa thuận với anh ta mức giá cố định cho tất cả các chuyến mua sắm. Một lựa chọn khác là bạn có thể liên hệ với các “dịch vụ giao nhận hàng hóa”.
Hãy yêu cầu hàng hóa được giao đến nhà.
Ngày càng có nhiều hiệu sách bán hàng qua mạng và giao sách đến tận nhà. Bạn có thể đặt mua sách bằng điện thoại, máy fax hoặc thư điện tử.
Nếu bạn đã từng đặt giao báo đến tận nhà thì tại sao lại không áp dụng cách làm này cho các loại hàng hóa khác?
Ngày nay, gần như mọi loại hàng hóa đều có dịch vụ đặt hàng qua điện thoại hoặc mạng: văn phòng phẩm, quần áo, rượu, đồ nội thất... Nếu bạn sống một mình và không có bất cứ người hàng xóm nào có thể nhận hàng giúp, hãy yêu cầu người ta giao hàng đến chỗ làm của bạn.
( Source : Bí quyết
đơn giản hóa cuộc sống - Werner Tiki Küstenmacher & Lothar Seiwert)
0 nhận xét:
Đăng nhận xét