Trong mọi công ty và tổ chức đều có những thủ tục đã được thiết lập từ rất lâu mà không ai còn thắc mắc về chúng nữa. “Chúng ta luôn làm thế” là câu trả lời cho tất cả những thắc mắc có liên quan đến vấn đề này. Phản ứng của bạn đối với câu trả lời này sẽ là mối quan tâm chính trong các công ty có tính cầu tiến: “Chúng ta có thể làm gì để nó trở nên đơn giản hơn?”. Hãy xét đến một vài trường hợp sau đây.
Bản kê trực tiếp thay vì các biên bản
Thật khó tin rằng có nhiều cuộc họp mà sau khi kết thúc, người ghi biên bản phải đánh máy lại biên bản viết tay của mình và gửi chúng đến các thành viên tham gia. Có những cụm từ hoa mỹ như: “Chủ tọa đã nhấn mạnh sự thật rằng…”. Thậm chí trong những mẫu biên bản cũ cứng nhắc còn có cả mục: “Phê chuẩn các biên bản trước”. Việc ghi biên bản theo cách này rất tốn thời gian, gây lãng phí năng suất lao động và nó thật sự chỉ có hiệu quả trong những cuộc họp quốc hội.
Lời khuyên đơn giản hóa: Người thư ký phải có trách nhiệm ghi rõ ràng các kết quả được thông qua trong cuộc họp theo cách: “Ai? Việc gì? Vào lúc nào?”. Cuối cuộc họp, người thư ký sẽ đọc to bản ghi chú ấy (Việc này sẽ thay thế cho việc “phê chuẩn biên bản” rất tốn thời gian, công sức), sau đó người ấy sẽ sao chúng ra và phát cho tất cả mọi người tham gia cuộc họp. Vào kỳ họp tới, những người tham dự sẽ dùng “bản ghi chú trực tiếp” ấy để kiểm tra xem liệu tất cả các nhiệm vụ đã được thực hiện chưa.
Hãy liên lạc trực tiếp thay vì thông qua người trực tổng đài
Thông thường, địa chỉ của các công ty sẽ in số điện thoại đường dây chính. Có thể xem đây là dấu hiệu cho thấy cách làm việc thiếu hiệu quả. Nếu tất cả mọi người muốn liên hệ công việc đều gọi vào một đường dây thì điều đó sẽ gây ra sự tắc nghẽn và lãng phí thời gian của cả người gọi lẫn nhân viên trong công ty.
Phương pháp đơn giản hóa: Hãy ghi số máy nhánh của bạn thật to, rõ trên đầu đề của các mẫu thư mà bạn sử dụng. Nếu bạn thường xuyên thay đổi vị trí trong quá trình làm việc thì hãy điện lại cho những số máy đã gọi nhưng bạn không nghe máy được. Cách làm này mang lại hiệu quả cao hơn so với việc chờ nhân viên lễ tân chuyển cuộc gọi giùm bạn: Theo thống kê, nhân viên lễ tân chỉ chuyển thành công cho khoảng 20% cuộc gọi trong tất cả các trường hợp. Nếu bạn không thể trả lời được thì hãy sử dụng hộp thư thoại hoặc chuyển cuộc gọi sang máy trả lời tự động. Cách làm này cũng mang lại hiệu quả thiết thực hơn so với việc nhờ ai đó ghi lại lời nhắn giùm bạn. Bên cạnh đó, hãy giảm thiểu các cuộc điện thoại hỏi thông tin chung chung bằng cách ghi các số máy nhánh của những người phụ trách có liên quan lên các tờ quảng cáo hoặc catalog của công ty.
“Nhóm chuyên gia” thay vì “Ủy ban cố vấn” hoặc “Các cuộc họp”
Tên tuổi lừng lẫy của các thành viên trong các Ủy ban cố vấn cũng góp phần tạo nên danh tiếng cho công ty. Việc triệu tập họ thường xuyên sẽ gây tốn kém về mặt thời gian và tiền bạc cho tất cả các bên có liên quan. Một vài vị đưa ra những gợi ý có giá trị trong khi nhiều người khác tham dự chỉ nhấm nháp cà phê mà thôi. Điều này cũng xảy ra tương tự trong các ban hội danh dự hoặc ủy ban câu lạc bộ. Một quy luật phổ biến là các cuộc họp được tổ chức quá thường xuyên.
Phương pháp đơn giản hóa: Hãy mời các chuyên gia có thể giúp đỡ bạn tham dự một buổi họp chuyên sâu để họ hiểu hơn về công ty của bạn cũng như các nhân viên trong công ty. Sau đó, bạn không nên thường xuyên tổ chức các cuộc họp mà hãy để cho các cá nhân có trách nhiệm trong công ty trực tiếp liên hệ với các vị cố vấn tương ứng. Việc liên lạc này có thể thực hiện bằng điện thoại, thư điện tử, fax hoặc các cuộc gặp riêng. Chỉ tham khảo ý kiến những ai có thể giúp đỡ công ty bạn thật sự. Cách làm này tốt hơn cho cả đôi bên. Tên tuổi lừng lẫy của các vị cố vấn có thể tự tin xuất hiện trên các đầu đề thư hoặc các tờ quảng cáo bởi giờ đây, họ đã làm được việc mà người ta trông chờ ở họ – cho lời khuyên.
Thanh toán chi phí công tác theo mức khoán thay vì dựa trên bản kê khai chi phí
Hiếm có chủ đề nào lại có thể gây căng thẳng và sửng sốt như các bản kê khai chi phí của những chuyến công tác. Các nhân viên kế toán nghi ngờ rằng những người đi công tác đã sử dụng chuyến đi đó để vui chơi và làm lợi cho mình trong khi những người đi công tác lại cảm thấy mình bị trừng phạt gấp đôi: vừa phải xa gia đình vừa tạm thời bị cháy túi.
Phương pháp đơn giản hóa: Hãy thanh toán chi phí các chuyến công tác dưới hình thức khoán dựa trên mức chi trả thông dụng. Việc này giúp tiết kiệm được công đoạn kê khai tính toán rất tốn thời gian đối với người đi công tác cũng như các nhân viên kế toán. Người đi công tác sẽ có khuynh hướng tìm đến các khách sạn có giá cả hợp lý hoặc đón xe buýt để đến sân bay thay vì đi xe taxi để có thể bỏ túi khoản tiền tiết kiệm được.
Sử dụng bảng thông báo thay vì luân chuyển thông báo từ phòng này sang phòng khác hoặc dùng thư điện tử
Những thông tin dành cho tất cả mọi người trong công ty (chẳng hạn như bãi đỗ xe đóng cửa để sửa chữa) đôi khi được truyền đi bằng cách luân chuyển các văn bản từ phòng này sang phòng khác hoặc được gửi qua email. Các văn bản có thể bị kẹt lại ở một cá nhân nào đấy trong khi email thường bị bỏ sót.
Lời khuyên đơn giản hóa: Sự khác biệt của các công ty được tổ chức tốt nằm ở chỗ: Bảng thông báo của họ được đặt ở nơi mà tất cả các nhân viên trong công ty đều đi ngang qua và dễ trông thấy nhất. Hãy trang trí các thông báo mới bằng một biểu tượng hay một màu sắc thật khác biệt. Đừng để ý đến những ý kiến rằng: “Chẳng ai nhìn đến thứ ấy đâu”. Sau một thời gian, các nhân viên trong công ty sẽ làm quen với việc nhìn qua bảng thông báo ấy mỗi ngày – với điều kiện là các thông báo phải được dỡ bỏ ngay khi chúng đã trở nên lỗi thời.
Hạn chế các cuộc họp
Các cuộc họp thường được diễn ra kèm theo rất nhiều thói quen thiếu lành mạnh: cà phê, bánh ngọt, ngồi một chỗ xung quanh chiếc bàn. Trong trường hợp người chủ công ty nghiện thuốc lá thì cả căn phòng sẽ ngập trong khói thuốc.
Phương pháp đơn giản hóa: Hãy cố gắng thảo luận ở bên ngoài phòng họp. Nếu nhóm liên quan chỉ có từ năm người trở xuống, các bạn có thể vừa đi vừa bàn bạc. Ngày trước, Socrates (9) vẫn thường đi dạo với các môn đệ của mình trong những buổi thuyết giảng và bằng cách đó, ông đã đưa ra những ý kiến hay nhất.
( Source : Bí quyết
đơn giản hóa cuộc sống - Werner Tiki Küstenmacher & Lothar Seiwert)
0 nhận xét:
Đăng nhận xét