Hãy thẳng thắn. Hãy hạn chế việc chào hỏi ban đầu bằng cách dùng những câu nói thân thiện và ngắn gọn. Đừng hướng cuộc trò chuyện sang những chủ đề chung chung hoặc các vấn đề cá nhân. Đừng hỏi: “Dạo này anh thế nào?” mà hãy bắt đầu bằng một câu hỏi thật thiết thực: “Anh cần gặp tôi có việc gì không?”.
Hãy dùng ngôn ngữ cơ thể. Đừng mời những vị khách “không mời” uống nước. Đừng tỏ vẻ mình thoải mái. Đừng ngồi và ngả người vào ghế; hãy cứ đứng thẳng.
Mẹo với chiếc đồng hồ. Ngay từ đầu cuộc viếng thăm, hãy đưa ra một khung thời gian rõ ràng, tùy vào tầm quan trọng của vị khách (“Chúng ta có mười phút (hoặc không quá một tiếng đồng hồ), vậy nên hãy đi thẳng vào vấn đề!”). Hãy đảm bảo rằng vị khách đó có thể nhìn thấy chiếc đồng hồ trong phòng bạn ở vị trí ngồi của người ấy. Cách làm sau cũng đặc biệt hiệu quả: Sau khi đưa ra khung thời gian nhất định, bạn hãy tháo đồng hồ đeo tay của mình ra và đặt nó trước mặt, một cách cởi mở và rõ ràng.
Hãy kết thúc cuộc viếng thăm bằng một lời khen. Hãy để cho vị khách của bạn cảm thấy bạn đánh giá cao anh ta và đối với bạn, sự trân trọng chẳng liên quan gì đến thời gian cả. Vào cuối cuộc gặp gỡ, hãy dùng một số lời khen tặng hợp lý. Điều này sẽ giúp cả hai thoải mái hơn khi chia tay nhau.
Giải quyết các vấn đề ngay lập tức. Nếu có thể giải quyết vấn đề ngay lúc ấy, hãy lập tức tiến hành. Nếu
không, hãy giao nó cho đồng nghiệp hay nhân viên khác; hoặc yêu cầu khách hàng viết bản tóm tắt những điều quan trọng nhất.
Các phương pháp phòng tránh. Nếu phải tiếp một vị khách không hẹn trước, bạn có thể sắp xếp với thư ký hoặc đồng nghiệp của bạn để họ liên hệ với bạn bàn một vấn đề “cấp bách” sau khoảng mười lăm phút.
Ám chỉ sự kết thúc. Hãy đưa ra những dấu hiệu rõ ràng khi bạn muốn kết thúc cuộc gặp gỡ: đóng các chương trình hoạch định, dịch chuyển giấy tờ trên bàn, nghiêng người về phía trước. Tóm gọn kết quả của cuộc gặp bằng một câu ngắn gọn: “Tôi nghĩ chúng ta đã tiến thêm một bước. Rất cảm ơn anh đã đến đây!”. Vị khách của bạn sẽ nhận ra những dấu hiệu ấy và đứng lên để chuẩn bị ra về. Hãy đứng lên cùng lúc với anh ta.
Thắng gấp. Nếu cần thiết, hãy kết thúc cuộc gặp bằng cách thể hiện vẻ mặt vui vẻ, vỗ tay và nói: “Tôi nghĩ giờ thì chúng ta đã giải quyết xong mọi việc”. Sau đó, hãy đứng lên một cách mạnh mẽ.
Tiễn khách. Khách hàng sẽ không đánh giá thấp bạn thông qua thời gian bạn dành cho họ mà chính là ở ấn tượng cuối cùng bạn tạo ra đối với họ. Hãy cùng đi với khách đến cửa phòng, đến thang máy hoặc đến nơi để xe của họ. Bằng cách này, bạn có thể biến cuộc gặp mười phút ngắn ngủi trở thành một trải nghiệm tích cực đối với vị khách ấy.
Hãy lên kế hoạch trước. Nếu cuộc gặp diễn ra lâu hơn dự kiến, hãy yêu cầu vị khách ấy lên kế hoạch cho một cuộc gặp khác để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho họ.
( Source : Bí quyết
đơn giản hóa cuộc sống - Werner Tiki Küstenmacher & Lothar Seiwert)
0 nhận xét:
Đăng nhận xét